Người lao động được phân công làm thêm vượt quá số giờ mức quy định vẫn là một thực tế đang xảy ra trong hoạt động của nhiều doanh nghiệp (DN). Hạch toán chi phí trong trường hợp này là vấn đề mà các DN cần lưu ý.
Bộ luật lao động quy định các DN bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 12 giờ trong một ngày; không quá 30 giờ trong một tháng và không quá 200 giờ trong một năm, trừ một số trường hợp đặc biệt do Chính phủ quy định thì được làm thêm giờ không quá 300 giờ trong một năm. Thực tế hoạt động của DN sẽ phát sinh hai trường hợp:
Thứ nhất, DN phân công cho người lao động làm tăng ca với số giờ theo đúng quy định của pháp luật về lao động.
Thứ hai, do nhu cầu của DN, người lao động được phân công làm thêm số giờ vượt quá khung quy định mà pháp luật cho phép.
Như vậy, một vấn đề pháp lý được đặt ra là khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, các khoản chi của DN đối với tiền thanh toán cho người lao động trong hai trường hợp trên được xử lý như sau:
Đối với khoản tiền chi trả tiền làm thêm giờ mà số giờ người lao động làm thêm nằm trong khung mà pháp luật cho phép thì theo quy định, nếu khoản tiền này là khoản chi thực tế phát sinh đến hoạt động của DN và có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Đối với khoản tiền mà DN trả cho người lao động làm thêm giờ vượt quá quy định của pháp luật lao động, Công văn 440/TCT-CS ngày 31/01/2013 của Tổng cục Thuế có hướng dẫn “nếu DN do nguyên nhân khách quan phải làm thêm giờ thì Cục Thuế phối hợp với Sở Lao động Thương binh và Xã hội để xem xét tình hình thực tế tại DN. Trường hợp vì các lý do chính đáng DN phải tăng thời gian làm thêm giờ thì khoản chi phí làm thêm giờ DN thực chi trả cho người lao động và có đủ chứng từ theo quy định tại các văn bản về thuế TNDN được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN”.
Như vậy, tùy vào từng trường hợp cụ thể, Cục Thuế các tỉnh, thành phố sẽ xem xét, đánh giá để cho phép DN được hạch toán hay không. Để có nguồn tham chiếu cụ thể và chính thức, các DN nên đánh giá tình hình DN của mình sau đó xin ý kiến hướng dẫn từ cục Thuế của tỉnh, thành phố nơi DN mình hoạt động.