Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và thương mại điện tử, hoá đơn điện tử đã dần thay thế vị trí của hoá đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hoá, dịch vụ tại nhiều nước trên thế giới. Hiện nay, các doanh nghiệp có xu hướng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế cho hóa đơn giấy vì những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại.
Đó là, giảm chi phí in, hóa đơn giấy và chi phí bưu điện gửi, bảo quản, lưu trữ hoá đơn... so với sử dụng hoá đơn giấy, do đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh; Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu.
Ngoài ra, ưu việt của hóa đơn điện tử là quá trình xử lý nhanh hơn và rẻ hơn vì thông tin trên hóa đơn điện tử được chuyển thẳng vào hệ thống kế toán và vào hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hoá, dịch vụ; Chi phí lưu trữ thấp hơn. Quá trình thanh toán nhanh hơn do việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện nhanh hơn thông qua các phương tiện điện tử và không phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện hoặc nhà vận chuyển.
Sử dụng hóa đơn điện tử còn góp phần hiện đại hoá công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp để phù hợp hơn với xu thế kinh doanh ngày càng phát triển trên thị trường quốc tế hiện nay. Khách hàng có thể truy cập vào website của bên bán để xem và tải hóa đơn khi cần. Do đó khách hàng không phải lưu trữ, bảo quản hóa đơn, tránh rủi ro mất hóa đơn và do không phải in ra giấy nên hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ môi trường.
Để tạo hành pháp pháp lý và giúp các doanh nghiệp Việt Nam thực hiện sử dụng hoá đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14-5-2010 về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, trong đó quy định thêm hình thức hoá đơn mới là hoá đơn điện tử; Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14-3-2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ có hiệu lực từ ngày 1-5-2011.
Theo đó, hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Ngoài ra, hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, để chuẩn bị cho việc áp dụng rộng rãi hình thức hoá đơn điện tử, Tổng cục Thuế đã lựa chọn một số lĩnh vực, doanh nghiệp có điều kiện nhất định về hạ tầng công nghệ thông tin, đã thực hiện một số hình thức giao dịch điện tử, thực hiện khai thuế qua mạng internet và đang sử dụng khối lượng hóa đơn giấy lớn thuộc các lĩnh vực Viễn thông, Hàng không, Điện lực, Ngân hàng để triển khai thí điểm hóa đơn điện tử.
Hiện, Tập đoàn Điện lực Việt Nam triển khai hóa đơn điện tử trong hoạt động bán điện, Tổng công ty Hàng không Việt Nam triển khai hóa đơn điện tử trong hoạt động vận chuyển hàng không và Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam triển khai hóa đơn điện tử trong sử dụng dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin cước trả sau.
Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) là doanh nghiệp đi đầu trong việc triển khai hóa đơn điện tử trong số các doanh nghiệp được lựa chọn thí điểm. Tập đoàn đã chọn Công ty Điện lực Sài Gòn thuộc Tổng công ty Điện lực TP. Hồ Chí Minh thực hiện triển khai thí điểm trước khi tiến hành triển khai rộng rãi.
Ngay từ ngày 1-12-2012, Công ty Điện lực Sài Gòn vận hành chính thức hệ thống hóa đơn điện tử với số lượng khách hàng là 97.000 khách hàng. Thay vì nhận hoá đơn giấy như trước đây, các khách hàng sử dụng điện sau khi thanh toán tiền điện sẽ nhận được biên nhận thanh toán (hình thức biên nhận có thể là giấy hoặc điện tử). Khách hàng có thể tra cứu, xem, tải thông tin chi tiết hoá đơn tiền điện trên trang web của công ty hoặc qua địa chỉ email của khách hàng.
Tháng 7-2013, Tổng công ty Điện lực TP. Hồ Chí Minh đã tiếp tục triển khai thí điểm hóa đơn điện tử tại 2 Công ty Điện lực: Công ty Điện lực Chợ Lớn và Công ty Điện lực Tân Thuận cho khoảng hơn 100.000 khách hàng.
Tổng công ty Hàng không Việt Nam sử dụng vé điện tử (Tờ thông tin hành trình/Phiếu thu vé điện tử) trong vận chuyển hành khách xuất từ Website thương mại của Vietnam Airlines. Hiện nay, Tổng công ty đang sử dụng vé điện tử trên toàn hệ thống trong hoạt động vận chuyển hàng không, điều này tạo thuận lợi cho khách hàng tham gia vận chuyển, tiết kiệm chi phí và phù hợp với thông lệ quốc tế.
Công ty Điện toán và truyền số liệu (VDC) thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) thực hiện triển khai thí điểm xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng sử dụng dịch vụ Viễn thông - Công nghệ thông tin cước trả sau tại Trung tâm dịch vụ giá trị gia tăng (VDCOnline) từ 1-4-2013. Bước đầu, hệ thống vận hành ổn định, VDC đã xuất hóa đơn điện tử thành công cho các khách hàng sử dụng dịch vụ.
Hiện nay, VDC đang tiếp tục triển khai thử nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử tại Trung tâm Điện toán và truyền số liệu khu vực I (triển khai tại Hà Nội), Trung tâm Điện toán và truyền số liệu khu vực II (triển khai tại TP. Hồ Chí Minh), Trung tâm Điện toán và truyền số liệu khu vực III (triển khai tại Đà Nẵng) và Trung tâm Công nghệ thông tin VDCIT.
Ngoài ra, với vai trò là tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, VDC đã triển khai giải pháp hóa đơn điện tử cho Trung tâm thông tin tín dụng Ngân hàng Nhà nước (CIC) trên hệ thống của VDC. Đến nay CIC đã xuất hóa đơn thành công cho các khách hàng.
Có thể nói, việc triển khai thí điểm hóa đơn điện tử bước đầu đã mang lại nhiều lợi ích xã hội, hiệu quả thiết thực về thời gian và chi phí cho doanh nghiệp v