Sau khi nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế, doanh ngiệp tiến hành thủ tục kê khai nộp thuế môn bài và thủ tục mua hóa đơn đỏ lần đầu. Trình tự và thủ tục mua hóa đơn như sau:
I. Đối với tổ chức kinh doanh:
Tổ chức kinh doanh mua hoá đơn lần đầu phải nộp các giấy tờ sau:
1. Giấy giới thiệu kèm công văn đề nghị được mua hóa đơn do người đứng đầu tổ chức ký (theo mẫu số của Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30.12.2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn)
2. Chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật) của người trực tiếp đi mua hóa đơn.
3. Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh kèm bản photocopy.
4. Giấy chứng nhận Đăng ký thuế kèm bản photocopy.
II. Đối với cá nhân kinh doanh
1. Đơn đề nghị được mua hóa đơn của chủ hộ SX,KD (theo mẫu số của Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30.12.2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn)
2. Chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật) của chủ hộ, cá nhân kinh doanh.
3. Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh kèm bản photocopy.
4. Giấy chứng nhận Đăng ký thuế kèm bản photocopy
III. Trách nhiệm của cơ quan thuế:
Tiếp nhận hồ sơ mua hoá đơn lần đầu của tổ chức, hộ kinh doanh và có trách nhiệm kiểm tra thủ tục mua hoá đơn lần đầu quy định tại điểm a và điểm b nêu trên.
Nội dung kiểm tra cụ thể như sau:
+ Kiểm tra đối chiếu họ tên, số chứng minh thư nhân dân của người trực tiếp đến mua hoá đơn với họ tên, số chứng minh thư nhân dân ghi trong đơn hoặc trong giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền.
+ Kiểm tra các nội dung ghi trong đơn xin mua hoá đơn đảm bảo đầy đủ, rõ ràng theo mẫu quy định.
+ Đối chiếu tên cơ sở kinh doanh, số đăng ký kinh doanh, mã số thuế ghi trong đơn xin mua hoá đơn với Giấy Chứng nhận đăng ký thuế.
Sau khi đã kiểm tra theo các nội dung trên thấy phù hợp, cơ quan thuế viết giấy hẹn (theo mẫu số 03 kèm theo) giao cho cơ sở kinh doanh hẹn ngày giải quyết bán hoá đơn, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể cơ quan thuế quyết định thời gian hẹn, nhưng tối đa không quá 5 ngày (ngày làm việc) kể từ ngày nhận hồ sơ. Trong thời gian hẹn cơ sở kinh doanh, cơ quan thuế kiểm tra thực tế địa điểm kinh doanh để xác định thực tế cơ sở kinh doanh có kinh doanh tại địa điểm khai báo hay không. Kết quả kiểm tra thực tế phải thể hiện bằng biên bản xác nhận địa điểm kinh doanh cuả tổ chức, cá nhân mua hoá đơn (theo mẫu số 04 kèm theo). Sau khi kiểm tra thực tế nếu đủ điều kiện, cơ quan thuế phải làm thủ tục cấp sổ mua hoá đơn (theo mẫu số ST 22/HĐ) cho cơ sở kinh doanh, đồng thời bán hoá đơn lần đầu theo đúng ngày hẹn. Trường hợp không đủ điều kiện được mua hoá đơn, cơ quan thuế phải thông báo cho cơ sở kinh doanh biết lý do.
Số lượng hoá đơn tổ chức, hộ kinh doanh được mua hóa đơn lần đầu không quá 2 quyển.
Kể từ ngày 01/01/2011 doanh nghiệp được tự in hóa đơn nếu có đủ điều kiện theo quy định.