Tại công văn số 3948/TCT-CS ngày 25 tháng 9 năm 2009 của Tổng cục Thuế Trả lời công văn số 3378/KTTKTC ngày 28/8/2007 của Tập đoàn Bưu chính viễn Thông Việt Nam về việc thay đổi mã vạch trên hoá đơn tự in, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:
Tại điểm 2, mục IV và điểm 2.1b, mục V, phần B Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn quy định:
...
“b- Mẫu hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế, mẫu hoá đơn phải có các chỉ tiêu như: Tên tổ chức, cá nhân; địa chỉ, mã số thuế, ký hiệu, số hoá đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mua hàng; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng; thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng cộng tiền thanh toán, in theo văn bản số:... ngày... tháng... năm... của cơ quan thuế và tên nhà in hoá đơn. Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu hoá đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hoá đơn song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.”
“2- Đối với hoá đơn tự in.
Tổ chức, cá nhân sau 5 ngày đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn tự in phải thông báo phát hành bằng văn bản (kèm theo mẫu hoá đơn) gửi cơ quan thuế quản lý và phải dán thông báo phát hành tại trụ sở, nơi bán hàng, nơi giao dịch. Thông báo phát hành hoá đơn phải nêu rõ về mẫu hoá đơn, loại, hình thức, kích thước, hoa văn, logo, các đặc điểm về cấu trúc của mẫu hoá đơn và thời gian có giá trị lưu hành.
Khi thay đổi mẫu hoá đơn, tổ chức, cá nhân phải thông báo công khai loại hoá đơn, ký hiệu, số hoá đơn, thời gian hết hiệu lực sử dụng với cơ quan thuế quản lý và dán thông báo, mẫu hoá đơn tại trụ sở, nơi bán hàng, nơi giao dịch về loại hoá đơn hết giá trị sử dụng, thực hiện thanh, quyết toán, nộp lại hoá đơn không sử dụng cho cơ quan thuế quản lý.”
Tại Mục VII, phần A Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn quy định:
“1.8- Quản lý tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn tự in.
Cơ quan Thuế các cấp phải thực hiện theo dõi quản lý tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn tự in:
a- Lưu giữ hồ sơ: Hồ sơ của các tổ chức, cá nhân đăng ký tự in hoá đơn phải được lưu giữ theo từng đơn vị về: Công văn chấp thuận việc đăng ký sử dụng hoá đơn của cơ quan thuế, mẫu hoá đơn được duyệt và mẫu hoá đơn đã đăng ký sử dụng (mẫu Photocopy). Việc mở sổ theo dõi quản lý, lập báo cáo đều phải thực hiện bằng máy vi tính.
b- Thực hiện huỷ bỏ hiệu lực việc chấp thuận sử dụng hoá đơn tự in khi phát hiện tổ chức, cá nhân đưa hoá đơn ra sử dụng nhưng không thông báo phát hành mẫu hoá đơn, không đăng ký lưu hành sử dụng hoá đơn. Hoá đơn in trùng số, trùng ký hiệu.”
Căn cứ các quy định nêu trên, chỉ tiêu mã vạch trong mẫu hoá đơn GTGT-VT01 là chỉ tiêu trong quản lý nội bộ của Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam và các đơn vị trực thuộc, không phải là nội dung bắt buộc theo quy định phải có trên hoá đơn. Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam và các đơn vị trực thuộc: Viễn thông tỉnh, thành phố, Công ty Viễn thông liên tỉnh (VTN), Công ty Viễn thông quốc tế (VTI), Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC), Công ty dịch vụ Viễn thông (Vinaphone), Công ty Phần mềm và Truyền thông (VASC), Bưu điện Trung ương, Tổng công ty Bưu chính Việt Nam (VN Post), Công ty Thông tin Di động (VMS), Công ty tài chính bưu điện (PTF); Tổng công ty bưu chính Việt Nam và các đơn vị phụ thuộc là các Bưu điện tỉnh, thành phố và các đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty Bưu chính Việt Nam được phép thay đổi ký hiệu mã vạch trên hoá đơn (theo mẫu đã được Tổng cục Thuế chấp thuận tại công văn số 930/TCT-CS ngày 28/2/2008) cho phù hợp với nhu cầu quản lý nội bộ của từng Viễn thông các tỉnh, thành phố. Việc quản lý mã vạch nội bộ là trách nhiệm của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và các đơn vị thành viên trực thuộc.
2/ Khi thay đổi mã vạch, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và các đơn vị thành viên trực thuộc không cần phải đăng ký mới mẫu hóa đơn với Tổng cục Thuế. Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và các đơn vị thành viên trực thuộc có trách nhiệm sau khi thay đổi mã vạch thì phải thông báo phát hành bằng văn bản (kèm theo mẫu hoá đơn đã thay đổi mã vạch) gửi cơ quan thuế quản lý và phải dán thông báo phát hành tại trụ sở, nơi bán hàng, nơi giao dịch.