1. Mã số thuế công ty là một dãy các chữ số được mã hoá theo một nguyên tắc thống nhất để cấp cho từng người nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác theo qui định của Luật, Pháp lệnh thuế, phí và lệ phí (gọi chung là Pháp luật về thuế), bao gồm cả người nộp thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Mã số thuế để nhận biết, xác định từng người nộp thuế và được quản lý thống nhất trên phạm vi toàn quốc.
2. Mã số thuế công ty được cấu trúc là một dãy số được chia thành các nhóm như sau:
N1N2 N3N4N5N6N7N8N9 N10 N11N12N13
Trong đó:
Hai chữ số đầu N1N2 là số phân khoảng tỉnh cấp mã số thuế được quy định theo danh mục mã phân khoảng tỉnh.
Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được đánh theo số thứ tự từ 0000001 đến 9999999. Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.
Mười số từ N1 đến N10 được cấp cho người nộp thuế độc lập và đơn vị chính.
Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999 được đánh theo từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh của người nộp thuế độc lập và đơn vị chính.
3. Nguyên tắc cấp mã số thuế
a/ Người nộp thuế chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt quá trình hoạt động từ khi đăng ký thuế cho đến khi không còn tồn tại. Mã số thuế được dùng để kê khai nộp thuế cho tất cả các loại thuế mà người nộp thuế phải nộp, kể cả trường hợp người nộp thuế kinh doanh nhiều ngành nghề khác nhau hoặc hoạt động sản xuất kinh doanh tại các địa bàn khác nhau.
Mã số thuế công ty đã cấp không được sử dụng để cấp cho người nộp thuế khác. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh khi không còn tồn tại thì mã số thuế chấm dứt hiệu lực và không được sử dụng lại.
Riêng mã số thuế đã cấp cho người nộp thuế là chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ hộ kinh doanh hoặc một cá nhân không thay đổi trong suốt cuộc đời của cá nhân đó, kể cả trường hợp đã ngừng hoạt động kinh doanh sau đó kinh doanh trở lại.
b/ Mã số thuế công ty 10 số (N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 ) được cấp cho:
Người nộp thuế đều được cấp mã số thuế 10 số, trừ các trường hợp quy định tại điểm 3.3.2 dưới đây được cấp mã số thuế 13 số.
c/ Mã số thuế công ty 13 số (N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 N11N12N13) được cấp cho:
- Các chi nhánh, văn phòng đại diện, cửa hàng, nhà máy của các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh và kê khai nộp thuế trực tiếp với cơ quan Thuế (trừ các Chi nhánh của Công ty nước ngoài mà trụ sở chính của Công ty đặt tại nước ngoài);
- Đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc với Tổng công ty;
- Nhà thầu tham gia hợp đồng tìm kiếm, thăm dò và khai thác dầu khí (trừ nhà thầu điều hành hợp đồng); nhà thầu, nhà thầu phụ không trực tiếp nộp thuế với cơ quan Thuế;
- Đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tổng công ty; trực thuộc doanh nghiệp có phát sinh nghĩa vụ thuế;
- Chủ doanh nghiệp tư nhân, cá nhân, chủ hộ kinh doanh có các cơ sở, cửa hàng kinh doanh đóng tại các địa bàn quận, huyện, thị xã hoặc tỉnh khác nhau thì ngoài mã số thuế chính 10 số còn được cấp các mã số thuế 13 số để kê khai nộp thuế cho các cơ sở, cửa hàng kinh doanh với cơ quan thuế trực tiếp quản lý thu thuế cơ sở, cửa hàng này;
- Xã viên hợp tác xã, các cá nhân, nhóm cá nhân thuộc các tổ chức kinh tế kinh doanh theo phương thức nhận khoán, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh và nộp thuế trực tiếp với cơ quan Thuế;
- Các văn phòng điều hành dự án từng hợp đồng của nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp nộp thuế tại Việt nam.
Các đối tượng quy định tại điểm này được gọi là các "Đơn vị trực thuộc". Đơn vị có các đơn vị trực thuộc được gọi là "Đơn vị chủ quản". Các đơn vị trực thuộc không phân biệt hình thức hạch toán độc lập hay hạch toán phụ thuộc đều được cấp mã số thuế 13 số.
Các đơn vị trực thuộc chịu sự quản lý của đơn vị chủ quản nhưng đăng ký nộp thuế trực tiếp với cơ quan Thuế thì đơn vị chủ quản (có mã số thuế 10 số) của đơn vị trực thuộc phải thực hiện kê khai các đơn vị này vào "Bản kê các đơn vị trực thuộc" để cơ quan Thuế cấp mã số thuế 13 số. Trường hợp đơn vị chủ quản không kê khai bổ sung đơn vị trực thuộc thì các đơn vị này phải thực hiện kê khai đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế cấp Thông báo mã số thuế 10 chữ số để đơn vị sử dụng trong việc kê khai, nộp thuế.