1. Thời hạn đăng ký thuế, cấp mã số thuế:
Đối tượng thuộc diện đăng ký thuế phải đăng ký thuế theo mẫu quy định với cơ quan thuế, trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày:
- Được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy chứng nhận đầu tư;
- Bắt đầu hoạt động kinh doanh trong trường hợp không có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc ngày phát sinh nghĩa vụ thuế trong trường hợp người nộp thuế là tổ chức, cá nhân không kinh doanh;
- Phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế và nộp thuế thay của các tổ chức cá nhân;
- Bắt đầu thực hiện nhiệm vụ thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật;
- Phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (ngày cá nhân nhận thu nhập);
- Phát sinh tiền thuế GTGT được hoàn theo quy định của pháp luật về thuế đối với các chủ dự án (hoặc đại diện được uỷ quyền như ban quản lý công trình), nhà thầu chính nước ngoài.
2. Hồ sơ đăng ký thuế nhận mã số thuế
2.1. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là tổ chức kinh doanh (trừ các đơn vị trực thuộc) gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 01-ĐK-TCT và các bảng kê kèm theo đăng ký thuế (nếu có).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; hoặc Bản sao Quyết định thành lập.
Trường hợp tổ chức kinh doanh là đơn vị chủ quản có đơn vị trực thuộc thì tổ chức kinh doanh phải kê khai các đơn vị trực thuộc vào "Bản kê các đơn vị trực thuộc". Cơ quan Thuế quản lý đơn vị chủ quản cấp mã số thuế cho đơn vị chủ quản, đồng thời cấp mã số cho từng đơn vị trực thuộc có trong “Bản kê các đơn vị trực thuộc” của đơn vị chủ quản, kể cả trường hợp các đơn vị trực thuộc đóng tại các tỉnh khác. Đơn vị chủ quản có trách nhiệm thông báo mã số thuế (13 số) cho các đơn vị trực thuộc. Cơ quan thuế quản lý đơn vị chủ quản có trách nhiệm thông báo mã số thuế (13 số) cho cơ quan thuế quản lý đơn vị trực thuộc.
2.2. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là đơn vị trực thuộc của tổ chức kinh doanh gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 02-ĐK-TCT và các bảng kê kèm theo (nếu có). Trên tờ khai đăng ký thuế phải ghi rõ mã số thuế 13 số đã được đơn vị chủ quản thông báo.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chi nhánh hoặc giấy phép đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
2.3. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là cá nhân, nhóm cá nhân, hộ kinh doanh gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 03-ĐK-TCT, kèm theo bản kê cửa hàng, cửa hiệu kinh doanh tại địa bàn quận, huyện, thị xã hoặc tỉnh khác với cơ sở kinh doanh chính (nếu có).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu có).
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân.
Riêng trường hợp cá nhân có cửa hàng, cửa hiệu đóng khác địa bàn (tỉnh, thành phố, quận, huyện, thị xã) với cơ sở chính, kê khai đăng ký thuế với Chi cục thuế nơi có cửa hàng, cửa hiệu thì hồ sơ đăng ký nộp thuế là: Tờ khai đăng ký nộp thuế theo mẫu số 03.1-ĐK-TCT.
2.4. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp nộp thuế tại Việt Nam gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 04-ĐK-TCT.
- Bản sao Giấy phép hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.
- Bản sao và bản dịch tiếng Việt “Giấy phép kinh doanh hoặc Giấy phép hành nghề độc lập, giấy chứng nhận đăng ký thuế” do nước chủ nhà cấp cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài.
- Bản kê các văn phòng điều hành dự án của nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp nộp thuế tại Việt Nam (nếu có).
2.5. Hồ sơ đăng ký thuế đối với Ban điều hành dự án thực hiện hợp đồng của nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp nộp thuế tại Việt Nam:
Trường hợp nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp nộp thuế tại Việt Nam khi thực hiện dự án đầu tư, đã đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế 10 số, nếu phát sinh các hợp đồng (thuộc dự án) tại các địa điểm khác, thì nhà thầu phải kê khai đăng ký thuế để được cấp mã số thuế 13 số cho các Ban điều hành dự án hoặc nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp thực hiện từng hợp đồng theo mẫu “Tờ khai đăng ký thuế mẫu 04.3-ĐK-TCT”.
Hồ sơ Đăng ký thuế gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 04.3-ĐK-TCT.
- Hợp đồng ký với bên Việt Nam (bản trích lục tiếng Việt).
- Giấy phép đầu tư, giấy phép thầu của Ban điều hành dự án hoặc nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp thực hiện hợp đồng (nếu có)
2.6. Hồ sơ đăng ký thuế đối với trường hợp nhà thầu và nhà thầu phụ nước ngoài không trực tiếp nộp thuế tại Việt Nam:
Đối với trường hợp nhà thầu và nhà thầu phụ nước ngoài, các hợp đồng, hợp tác kinh doanh của Việt Nam với người nước ngoài, nhưng bên nước ngoài không trực tiếp nộp thuế tại Việt Nam, thì bên Việt Nam ký hợp đồng với nhà thầu có trách nhiệm kê khai và nộp thuế cho bên nước ngoài. Bên Việt Nam được cấp một mã số thuế 10 số để sử dụng cho việc kê khai, nộp hộ thuế cho các nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài. Trường hợp bên Việt Nam ký hợp đồng là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế thì không được sử dụng mã số thuế của doanh nghiệp để kê khai, nộp thuế cho các nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài.
Hồ sơ đăng ký mã số thuế cho Bên Việt Nam ký hợp đồng nộp thuế cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 04.1-ĐK-TCT kèm theo Bản kê các nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài mà bên Việt Nam kê khai, nộp thay thuế.
- Hợp đồng ký với nhà thầu nước ngoài (bản trích lục tiếng Việt).
- Bản kê danh sách các nhà thầu phụ, nhà thầu phụ nước ngoài ký hợp đồng hợp tác kinh doanh có kê khai, nộp thuế thông qua bên Việt Nam. Mỗi nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trong bản kê sẽ được cấp mã số thuế 13 số theo mã số thuế nộp hộ của Bên Việt Nam ký hợp đồng. Mã số thuế này được sử dụng để phân biệt số thuế phải nộp, đã nộp của từng nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài khi Bên Việt Nam ký hợp đồng kê khai và nộp hộ thuế với cơ quan Thuế. Bên Việt Nam ký hợp đồng phải thực hiện kê khai đăng ký thuế cho từng nhà thầu, nhà thầu phụ theo “Phụ lục tờ khai đăng ký thuế - Mẫu số 04.2-ĐK-TCT”; đồng thời phải làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số 13 số của các nhà thầu nước ngoài khi chấm dứt hợp đồng.
2.7. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài, bên nước ngoài tham gia hợp đồng, hợp tác kinh doanh, kê khai, nộp thuế thông qua bên Việt Nam gồm :
- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 04.2-ĐK-TCT, trên tờ khai ghi sẵn mã số thuế 13 số của các nhà thầu.
- Hợp đồng ký với bên Việt Nam (bản trích lục tiếng Việt).
- Bản sao và bản dịch tiếng Việt “Giấy phép kinh doanh hoặc Giấy phép hành nghề độc lập, giấy chứng nhận đăng ký thuế” do nước chủ nhà cấp cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài.
2.8. Hồ sơ đăng ký thuế (đăng ký mã số thuế) đối với người nộp thuế là cá nhân nộp thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 05-ĐK-TCT.
- Chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu đối với người nước ngoài (bản sao)
- 02 ảnh cỡ 2 x 3 của người đăng ký thuế (01 dán vào tờ khai đăng ký thuế, 01 để dán vào thẻ mã số thuế).
Cá nhân kê khai nộp thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao trực tiếp với cơ quan Thuế thì nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan Thuế để được cấp Thẻ mã số thuế cá nhân.
2.9. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam (có hoàn thuế giá trị gia tăng) là: Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 06-ĐK-TCT.
2.10. Hồ sơ đăng ký thuế (đăng ký mã số thuế) đối với người nộp thuế là tổ chức được ủy quyền thu thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật; các chủ dự án, các nhà thầu chính nước ngoài của các dự án ODA; tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nhưng đơn vị không có hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ là: Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 01-ĐK-TCT (chỉ kê khai các chỉ tiêu: 1, 2, 3, 4, 12, 18).
Riêng tổ chức, cá nhân thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước phải có thêm Tờ khai đăng ký thu phí, lệ phí theo Mẫu số 1 qui định tại Thông tư số 63/2002/TT-BTC ngày 24/07/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí, lệ phí. Đơn vị thu phí, lệ phí được cấp một mã số thuế để dùng chung cho việc kê khai nộp phí, lệ phí và kê khai nộp thuế đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (nếu có).
2.11. Đối với một số ngành, nghề đặc biệt do các Bộ, ngành cấp giấy phép hoạt động (như tín dụng, luật sư, dầu khí, bảo hiểm, y tế) thì sử dụng giấy phép này thay cho Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong hồ sơ đăng ký thuế.
Người nộp thuế không cần đóng dấu vào tờ khai đăng ký thuế để có thể đồng thời vừa thực hiện thủ tục đăng ký thuế, vừa thực hiện thủ tục khắc dấu.
3. Cung cấp mẫu tờ khai đăng ký thuế, nhận mã số thuế
Người nộp thuế có thể nhận mẫu tờ khai đăng ký thuế tại các cơ quan Thuế gần nhất hoặc bản sao mẫu kèm Thông tư này hoặc in mẫu tờ khai đăng ký thuế trên trang tin điện tử của Tổng cục Thuế . Người nộp thuế có nhu cầu có thể đến bất kỳ cơ quan thuế nào để được cơ quan Thuế hướng dẫn việc kê khai các chỉ tiêu trong hồ sơ đăng ký thuế.
4. Địa điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế (đăng ký mã số thuế):
- Doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức sản xuất kinh doanh và dịch vụ nộp hồ sơ đăng ký thuế tại Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (dưới đây gọi tắt là tỉnh) nơi doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức đóng trụ sở chính (đăng ký mã số thuế công ty)
- Đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức nộp hồ sơ đăng ký thuế tại Cục thuế tỉnh nơi đơn vị trực thuộc đóng trụ sở chính (đăng ký mã số thuế công ty)
- Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế đăng ký thuế tại cơ quan quản lý thuế nơi tổ chức, cá nhân đó có trụ sở. Riêng đối với cá nhân nộp thuế thu nhập thông qua cơ quan chi trả thu nhập thì nộp tờ khai đăng ký thuế tại cơ quan chi trả thu nhập; cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp tờ khai đăng ký thuế của từng cá nhân để nộp cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý thu thuế.
- Cá nhân nộp thuế thu nhập cao trực tiếp, không qua đơn vị chi trả thu nhập đăng ký thuế tại các cơ quan thuế nơi phát sinh thu nhập chịu thuế, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi tạm trú.
- Hợp tác xã, tổ hợp tác, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký thuế tại Chi cục thuế quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
5. Tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế (đăng ký mã số thuế).
Công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế, ghi rõ thời điểm nhận hồ sơ, số lượng tài liệu theo bản kê danh mục hồ sơ đăng ký thuế đối với trường hợp hồ sơ đăng ký thuế nộp trực tiếp tại cơ quan thuế. Công chức thuế viết phiếu hẹn ngày trả kết quả đăng ký thuế, thời hạn trả kết quả không được quá số ngày quy định của thông tư này.
Trường hợp hồ sơ đăng ký thuế gửi bằng đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi sổ văn thư của cơ quan thuế.
Trường hợp đăng ký thuế điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ đăng ký thuế được thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.
Công chức thuế kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế, trường hợp cần bổ sung hồ sơ, cơ quan thuế thông báo cho người nộp hồ sơ trong ngày nhận hồ sơ đối với trực tiếp nhận hồ sơ, trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ theo đường bưu chính hoặc giao dịch điện tử.
Tại địa phương đã thực hiện Thông tư liên tịch về giải quyết hồ sơ đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và cấp phép khắc dấu theo cơ chế liên thông "một cửa" thì thực hiện thủ tục hồ sơ đăng ký thuế, địa điểm tiếp nhận hồ sơ thuế theo quy định liên thông này.
Kết quả thủ tục hành chính cá nhân, tổ chức được cấp mã số thuế.